Eine Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Sachsen vom März 2023 befasst sich mit der Frage, ob ehemalige Mitarbeiter die Entfernung von Abmahnungen aus ihrer in Papierform geführten Personalakte verlangen können. Der Fall betraf eine Sachbearbeiterin, die nach Ende ihres Arbeitsverhältnisses im Jahr 2020 die Beseitigung zweier Abmahnungen aus ihrer Personalakte forderte.
Das Gericht lehnte diesen Anspruch grundsätzlich ab. Generell müssen Arbeitgeber nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses keine Abmahnungen aus den Personalunterlagen entfernen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn nachweislich konkrete Nachteile für den ehemaligen Mitarbeiter durch den Verbleib der Abmahnung in der Akte entstehen können. Die Beweislast für solche möglichen Nachteile liegt bei den ehemaligen Mitarbeitern.
Besonders interessant ist die Bewertung des datenschutzrechtlichen Aspekts durch das Gericht. Bei Personalakten in Papierform greift die Datenschutzgrundverordnung nicht. Der Grund: Diese Verordnung bezieht sich ausschließlich auf strukturierte Dateisysteme. Konventionell geführte Akten, die nicht nach speziellen Kriterien geordnet sind, fallen nicht in ihren Anwendungsbereich.
Das Gericht betont dabei einen wichtigen Grundsatz: Bei der Führung von Personalakten steht die Vollständigkeit im Vordergrund – nicht die Datensparsamkeit. Diese Entscheidung stärkt die Position der Arbeitgeber bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen und schafft Rechtssicherheit für den Umgang mit Abmahnungen nach Beendigung von Arbeitsverhältnissen.
Diese gerichtliche Entscheidung verdeutlicht so ganz klar die unterschiedliche rechtliche Behandlung von digitalen und analogen Personalakten. Während bei digitalen Systemen die strengen Regeln der Datenschutzgrundverordnung greifen, gelten für Papierakten die klassischen arbeitsrechtlichen Grundsätze.
Landesarbeitsgericht Sachsen, Urteil vom 31.03.2023; Az– 4 Sa 117/21 –
Foto: Gina Sanders